Bei Besorgungen im Supermarkt oder in der Boutique hat jeder schon einmal das Piepsen gehört oder den roten Scanner gesehen. Doch die vielschichtigen Systeme, die im Hintergrund wirken und deren Nutzen, kennt eigentlich fast kein Mensch. Die Frage, was genau sind Warenwirtschaftssysteme, soll im weiteren Verlauf genauer untersucht werden.
Wissen, dass etwas verkauft wird
Die Aufzeichnung des vollständigen Warenflusses in einem Unternehmen erfolgt über Warenwirtschaftssysteme, diese Warenwirtschaftssysteme setzen keineswegs allein im Verkauf an. Schon mit der Bestellung der Waren beginnt das. Diese wird elektronisch an den Lieferanten gesendet und mit Lieferung wird die Ware im Lager erfasst. Stimmt die Bestellmenge mit der Liefermenge überein, dann ist keine darauffolgende Rechnungsprüfung bei Rechnungseingang mehr erforderlich. Es folgt lediglich eine Freigabe der Rechnung. Filialbetriebe erhalten nun Mengen durch den Verkauf zugewiesen, haben aber auch die Gelegenheit Nachbestellung vorzunehmen. Durch die gebündelte Warenerfassung im Lager ist es praktischerweise möglich über die Büro Software laufend festzustellen, ob ein Artikel da ist oder eben nicht. Wenn der Artikel in der Filiale nicht auffindbar ist, kann ein Kunde Informationen bekommen, in welcher anderen Filiale der Artikel verfügbar ist. Eine Stufe weiter gehen die Lebensmiteldiscounter sogar noch. Da sind ins Warenwirtschaftssystem Bestellstufen eingerichtet. Ein Warenwirtschaftssystem löst selbständig die Bestellung aus, wenn die Ware unter eine gewisse Grenze in der Filiale fällt. Diese wird bei dauerhaft verkauften Artikeln auch nicht mehr freigegeben, sondern unverzüglich an den Lieferanten gemeldet. Da die Büro Software die Umschlagsgeschwindigkeit auch auf Basis von Vorjahreswerten ermittelt, ist damit eine sehr genaue Bestellmenge definierbar. Der Vorteil für den Handel ist, dass man durch gut angepasste, geringere Bestellmengen weniger Lagerplatz benötigt. Große Handelshäuser sparen so pro Jahr Millionen.
Was können diese Warenwirtschaftssysteme noch?
Alle Artikeldaten kann von einem Warenwirtschaftssystem bekannt gegeben werden. Unternehmen sehen welche Artikel überaus gut laufen und welche nicht, sie bekommen den Gesamtumsatz einer Filiale oder je Abteilung und auch die Buchung der Umsatzzahlen umgehend in die Finanzbuchhaltung.
Warenwirtschaftssysteme sind zudem hilfreich bei Inventuren, die durch sie beschleunigt werden. Es wird nach Stichproben gezählt, schon lange macht der Handel keine Vollzählung der Artikel mehr. Diese werden dann mit den Daten aus der Warenwirtschaft ergänzt, so dass die Inventur schnell vonstattengehen kann.